Cara Membangun Sistem Untuk Meraih Tujuan

Pada artikel sebelumnya saya sudah membahas bagaimana pentingnya sebuah sistem dalam meraih tujuan (The Power of System). Pada artikel ini saya akan membahas lebih jauh bagaimana cara membangun sistem yang efektif untuk meraih tujuan Anda.

Pada artikel ini saya fokus membahas bagaimana menyusun sebuah sistem sederhana untuk meraih tujuan Anda. Artikelnya cukup panjang sekitar 2000 kata lebih, silahkan cerna secara perlahan, jika perlu diulang-ulang. Jika ada pertanyaan, jangan sungkan di kolom komentar.

Artikel ini begitu penting bagi Anda yang selama ini kesulitan meraih tujuan Anda.

Sistem Itu Berdasarkan Ilmu dan Data

Seperti dijelaskan pada artike The Power of System, bahwa sistem itu berdasarkan data dan ilmu. Ini menjadi prinsip dasar saat Anda membuat sebuah sistem. Sistem bisa berdasarkan praktek Anda atau orang lain yang sudah terbukti berhasil. Pelajaran dari pengalaman baik diri sendiri maupun orang lain adalah ilmu juga.

Saat Anda sudah memiliki sebuah tujuan, bagaimana caranya? Sistem bisa dibuat jika Anda sudah mengetahui ilmu bagaimana cara meraih tujuan Anda. Tetapi sebaliknya, setiap ilmua mencapai sesuatu belum tentu bisa kita jadikan sebagai sistem.

Sebagai contoh, jika Anda ingin menurunkan berat badan, Anda harus mengetahui ilmunya. Tidak cukup sekedar mengurangi makan dan rajin olah raga. Faktanya banyak yang sudah mengetahui pentingnya mengatur pola makan dan oleh raga, tetapi mereka tetap gemuk. Padahal, mereka ingin langsing.

Begitu juga jika Anda ingin meraih tujuan bisnis, misalnya meraih omset sekian miliar. Maka Anda harus mengetahui ilmu cara meningkatkan omset. Tidak cukup sekedar meningkatkan promosinya. Karena semua pebisnis mengetahui tentang pentingnya promosi, tetapi tidak semua meraih omset besar.

Nah, untuk itu penting bagi Anda untuk memiliki ilmunya untuk mencapai apa tujuan Anda. Ada banyak buku, pelatihan, konsultan, mentor, atau coach yang bisa membantu Anda. Setelah Anda mengetahui ilmunya, maka Anda bisa menerjemahkannnya ke dalam sebuah sistem yang akan Anda lakukan secara konsisten.

Salah satu buku yang saya rekomendasikan jika Anda ingin meraih omset milyaran adalah Satu Miliar Pertama Dari Facebook dan Toko Online. Bagi Anda pebisnis lain, tidak perlu khawatir karena prinsipnya bisa Anda terapkan untuk berbagai bisnis,

Bisa jadi, sebenarnya Anda mungkin sudah memiliki ilmu yang cukup, namun karena belum diterjemahkan ke dalam sebuah sistem, maka aplikasinya kurang optimal. Maka artikel ini cocok untuk Anda, karena Anda tinggal fokus membangun sistem. Bukan berarti tidak lagi belajar, belajar tetap, menerapkan sistem dilakukan.

Belajar adalah salah satu cara menjadi orang sukses seperti dijelaskan di Artikel Ini.

Sistem Kerja Dalam Meraih Tujuan

Sebelum kita membahas sistem khusus membangun tujuan Anda, perlu dibahas dulu sistem kerja dan pengaturan waktu. Kenapa? Sederhana saja, meski sehebat apa pun sistem yang sudah Anda buat, jika tidak ada waktu atau kesulitan menjalankannya, semua akan percuma.

Meluangkan Waktu Untuk Meraih Tujuan Anda

Sebelum Anda menetapkan sebuah tujuan baru, pastinya Anda sudah memiliki berbagai pekerjaan atau aktivitas sehari-hari. Beruntung jika tidak, nyatanya hampir setiap kita memiliki berbagai aktivitas yang bahkan tidak bisa kita tinggalkan karena mendesak.

Tentu saja Anda harus tetap mengerjakan berbagai pekerjaan yang mendesak atau pekerjaan yang dibutuhkan untuk bertahan hidup. Tidak serta merta, saat memiliki tujuan baru pekerjaan lama harus ditinggalkan karena bisa membahayakan diri Anda.

Sementara untuk mencapai tujuan baru atau yang belum tercapai, itu adalah pekerjaan penting. Penting dikerjakan karena jika tidak, maka tujuan Anda tidak akan pernah tercapai.

Jadi sekarang ada 2 kelompok pekerjaan. Yang pertama adalah pekerjaan mendesak dan yang kedua adalah pekerjaan penting. Bagusnya hanya 2 jenis pekerjaan inilah yang Anda lakukan. Yang perlu Anda lakukan adalah membagi waktu untuk melakukan KEDUAnya, bukan hanya salah satu.

Banyak yang sudah menetapkan tujuan tetapi tidak tercapai karena dia tidak memiliki waktu untuk mengerjakan hal terpenting. Ada dua penyebab kenapa tidak memiliki waktu untuk pekerjaan penting:

Pertama waktunya habis untuk pekerjaan tidak penting dan tidak mendesak bahkan habis untuk pekerjaan tidak berarti namun menyenangkan. Ini adalah orang malas.

Yang kedua, waktunya habis oleh pekerjaan-pekerjaan mendesak. Artinya dia tenggelam oleh hal-hal mendesak seperti kesibukan sehari-hari. Meski pun ini tidak salah karena Anda bekerja untuk hal yang lebih dari penting, tetapi tetap saja Anda tidak akan meraih tujuan yang sudah ditetapkan.

Bagaimana caranya?

Anda harus membagi waktu. Buat blok waktu setiap harinya untuk melakukan hal penting. Seorang ahli menyarankan menyarankan jika mau cepat meraih tujuan adalah 50% mengerjakan hal penting dan 50% untuk pekerjaan urgent. Jika tidak bisa, silahkan atur, semakin besar alokasi pekerjaan penting akan semakin besar dan cepat peluang Anda meraih tujuan.

Meningkatkan ilmu dan keterampilan untuk meraih tujuan Anda adalah salah satu aktivitas penting. Ini pun harus ada dalam agenda penting Anda. Para pengusaha sukses dan para top CEO tidak melewatkan membaca buku setiap harinya.

Ini harus dipaksakan (jika mau meraih tujuan Anda). Jika tidak memaksakan diri, Anda akan selemanya terjebak oleh pekerjaan-pekerjaan mendesak. Akibatnya mungkin saja Anda bisa bertahan hidup, tetapi Anda tidak bisa berkembang karena tidak bisa meraih tujuan-tujuan baru.

Jika perlu, tambah jam kerja Anda demi tercapainya tujuan Anda. Untuk meraih tujuan memang akan membutuhkan pengorbanan, misalnya mengorbankan waktu bersenang-senang Anda atau hal-hal lain yang nilainya tidak sepenting meraih tujuan Anda.

Atau Anda harus berani melepas sebagian pekerjaan yang Anda anggap mendesak namun tidak sepenting meraih tujuan Anda. Sebagai contoh Anda memiliki sebuah pekerjaan sampingan dengan penghasilan tertentu. Sementara tujuan baru Anda akan meraih penghasilan yang jauh lebih besar. Lepaskan saja, ambil resiko demi meraih tujuan baru yang akan memberikan penghasilan lebih besar.

Jadi, jika tujuan Anda begitu penting, begitu berarti bagi hidup Anda dan orang-orang yang disayangi, maka harus berani memberikan pengorbanan untuk mencapainya. Ini salah satu harga yang harus dibayar untuk hidup yang lebih baik.

Jika Anda tidak meluangkan waktu untuk meraih tujuan Anda, bagaimana Anda bisa meraih tujuan tersebut? ~ Rahmat suksesoptimis.com

Fokus Pada Satu Hal Terpenting

Fokus Pada Satu Tujuan Terlebih Dahulu

Adalah tidak masalah Anda punya banyak tujuan. Namun raih tujuan tersebut satu per satu. Agar Anda bisa memaksimalkan semua potensi dan sumber daya yang Anda miliki. Semakin fokus akan semakin besar peluang Anda meraih tujuan tersebut.

Saat kita memiliki banyak tujuan, mana dulu yang kita prioritaskan?

Fokus pada yang paling memberikan dampak kepada yang lainnya. Coba pikirkan jika salah satu tujuan tercapai maka tujuan lainnya akan menjadi lebih mudah, maka jadikan tujuan itu prioritas.

Gunakan prinsip efek domino, dimana jika satu domino jatuh yang lain akan jatuh dengan mudah dan dengan sendirinya. Anda harus menemukan domino pertama dan jadikan prioritas fokus pertama.

Fokus Pada Satu Aktivitas

Sebenarnya untuk meraih tujuan tertentu, kita akan membutuhkan banyak atau beberapa aktivitas. Sebagai contoh, untuk bisnis online saja, saya merumuskan ada 4 aktivitas utama. Tentu baiknya keempat aktivitas itu dilakukan atau memang sudah dilakukan. Namun pilih 1 fokus untuk Anda tingkatkan, sementara yang lainnya tetap dikerjakan dengan perferoma yang sama.

Jadi, aktivitas itu bisa aktivitas baru atau bisa jadi sebenarnya sudah Anda lakukan selama ini. Bedanya Anda memilih 1 aktivitas yang sudah biasa dilakukan kemudian ditingkatkan demi tercapainya tujuan Anda.

Terlepas apakah itu aktivitas baru atau bagian dari aktivitas yang sudah biasa, maka Anda memasukan satu aktivitas ini ke blok waktu khusus Anda. Ini menjadi pekerjaan yang menjadi fokus Anda.

Tugas Anda selanjutnya adalah bagaimana mengerjakan satu hal lebih baik, dari segi kualitas dan kuantitas. Silahkan buat cara kerja bagaimana agar aktivitas ini menjadi lebih baik dan lebih produktif.

Ingat, Anda fokus pada aktivitas ini pada blok waktu penting, sementara Anda tetap mempertahankan performa kerja aktivitas-aktivitas lainnya. Artinya kesibukan Anda tetap berjalan seperti biasa bahkan lebih efektif.

Bagi Anda yang memiliki perusahaan dengan sumber daya manusia yang banyak, tentu saja prinsip ini bisa diterapkan per tim terkecil. Artinya setiap tim memiliki satu tujuan dan satu aktivitas. Misalnya priositas tim marketing apa, prioritas tim persediaan apa, priositas tim produksi apa, dan masih bisa dibagi-bagi lagi. Yang penting prioritas setiap tim mendukung tujuan besar perusahaan Anda.

Target Yang Jelas Ukurannya

Ini menjadi sangat krusial dengan memberikan target yang jelas. Jika kita hanya mengatakan saya akan meningkatkan penjualan dengan meningkatkan promosi. Pertanyaannya: sejauh mana Anda meningkatkan promosi?

Promosi juga harus jelas, promosi apa dan bagaimana ukurannya. Rumusnya: dari X menjadi Y kapan

Sebagai contoh: meningkatkan jumlah leads (calon prospek) dari 100 per hari menjadi 150 per hari pada 6 bulan mendatang. Angkanya jelas dan Anda bisa melihat apa yang akan raih. Anda akan melihat sejauh mana usaha Anda akan berhasil.

Aktivitas Yang Jelas Ukurannya

Untuk mencapai tujuan, maka harus ditetapkan tindakan, pekerjaan, atau aktivitas untuk meraih. Fokusnya adalah eksekusi. Pertanyaanya adalah aktivitas apa yang perlu dilakukan?

Dari tujuan Anda memikirkan apa yang disebut strategi. Dari strategi Anda menentukan taktik. Dan, dari taktik Anda menetapkan aktivitas-aktivitas yang diperlukan. Tidak semua harus seperti ini urutannya, jika Anda mau langsung menentukan aktivitas apa, Anda boleh mencobanya.

Strategi dan taktik jika hal ini digunakan untuk bisnis yang cukup besar, tentuk akan membutuhkan strategi dan taktik. Untuk hal lain yang lebih sederhana, silahkan saja bisa langsung menentukan aktivitasnya apa.

Intinya adalah Anda harus merencanakan aktivitas apa yang perlu dilakukan untuk meraih tujuan Anda. Jika masih bingung artinya Anda perlu menambah ilmu dan pengetahuan tentang tujuan Anda. Jika sudah mengetahuinya, silahkan dicoba.

Selain tujuan yang jelas ukurannya, maka yang perlu kita perhatikan adalah bahwa aktivitas pun harus jelas ukurannya. Sebagai contoh, olah raga adalah cara menurunkan berat badan. Pertanyaannya adalah olah raga apa dan seberapa banyak atau lama yang harus kita lakukan?

Jika ingin meningkatkan leads, maka harus menyebarkan brosur. Seberapa banyak brosur yang Anda sebarkan? Apakah 1000, 2000, atau 5000?

Jika Anda bisa mengukur aktivitas Anda, maka Anda memiliki peluang untuk bisa memperbaikinya. Jangan hanya fokus pada hasil. Banyak orang yang hanya mengukur hasil tanpa mengukur aktivitasnya. Bagaimana mau mengadakan perbaikan jika aktivitas kita tidak terukur?

Tuliskan Sistem Anda

Yang penting berkaitan dengan sistem adalah Anda harus menulisnya. Untuk bisnis besar, dokumentasi sistem sangat penting untuk memastikan semua karyawan bisa menerapkan sistem. Jika Anda memiliki bisnis besar, Anda perlu menerapkan sistem berdasarkan ISO. Misalnya untuk manajemen kualitas dan manajemen lingkungan.

Namun untuk tujuan pribadi atau usaha kecil Anda, bisa memulainya dengan sistem sederhana yang Anda susun. Sebenarnya untuk perusahaan besar pun, Anda bisa membuat sistem sederhana diluar sistem baku yang ditujukan untuk tujuan tertentu.

Sistem manajemen mutu tujuannya untuk meningkatkan dan menjaga mutu atau kualitas. Untuk meningkatkan profit, Anda bisa menyusun sebuah sistem sederhana untuk tujuan ini. Begitu juga jika ada tujuan-tujuan lainnya, maka susunlah sistem khusus untuk tujuan tersebut masing-masing.

Sistem disesuaikan saja dengan kebutuhannya. Quality Management System berdasarkan ISO cukup rumit. Anda tidak perlu membuatnya serumit itu, tetapi sesuaikan saja untuk kebutuhan Anda. Bahkan untuk keperluan pribadi bisa saja sistem cukup 1 halaman bahkan 1 kalimat.

Tujuan sistem tiada lain adalah:

  • Untuk memastikan apa yang Anda lakukan adalah benar
  • Untuk menjaga konsistensi

Misalnya Anda ingin menurunkan berat badan, Anda bisa membuat semacam SOP sederhana. Contohnya:

  1. Lari 30 menit per hari
  2. Sarapan maksimal sekian kalori
  3. Makan siang maksimal sekian kalori
  4. Makan malam hanya salad
  5. Ngemil maksimal sekian kalori

Maaf saya tidak memberikan angka-angka yang tepat karena saya bukan ahlinya.

Wah, itu terlalu sulit dijalankan. Bagaimana jika saya memilih satu saja? Bisa dicoba. Misalnya Anda mempertahankan cara makan selama ini tetapi fokus pada olah raga. Misalnya Anda akan lari 1 jam per hari. Sistem bisa saja sesederhana ini. Jika ini sudah memberikan hasil, kenapa tidak?

Bahkan untuk perusahaan besar pun, bisa saja sistem-sistem tertentu memang sangat sederhana. Sebagai contoh misalnya cara meningkatkan efektivitas produksi. Penyebabnya karena kurang giatnya karyawan bekerja di lini produksi. Lalu aktivitas apa yang bisa dilakukan?

Jika ada yang berkata: “Memastikan setiap karyawan bekerja dengan giat.”

Pertanyaannya: apa aktivitas nyatanya?

Penyataan diatas belum ada aktivitas nyata yang bisa diukur. Contoh aktivitas nyata secara terukur:

“Supervisor berkeliling ke lini produksi sebanyak 4 kali setiap hari.”

Nah ini lebih nyata dan lebih terukur. Apakah akan berhasil? Kenapa tidak dicoba. Ini jauh lebih baik ketimbang hanya mengatakan “memastikan” tapi tidak ada tindakan nyata.

“Supervisor berkeliling ke lini produksi sebanyak 4 kali setiap hari.” adalah sebuah sistem sederhana yang bisa berada di sebuah perusahaan besar.

Untuk ide, saya akan berikan beberapa contoh sistem sederhana untuk berbagai keperluan:

Untuk meningkatkan penjualan seorang sales:

  • menemui 3 orang leads per hari

Untuk menambah pemasukan restoran:

  • menawarkan makanan tambahan atau minuman kepada pengunjung sebanyak 2 kali

Untuk pemain bisnis MLM

  • biasanya sudah ada sistem yang dirancang perusahaan atau support system: contoh bercerita tentang bisnis ke 10 orang setiap harinya

Meningkatkan penjualan sepatu di toko sepatu:

  • memperlihatkan setidaknya 4 pasang sepatu kepada setiap pelanggan

Perhatikan: semuanya berupa aktivitas atau tindakan dan semuanya ada ukurannya.

Jika masih kesulitan melakukan langkah-langkah besar, buatlah sistem sederhana yang mampu Anda lakukan. Langkah kecil yang dilakukan secara konsisten akan lebih menghasilkan dibandingkan langkah besar hanya sekali. Silahkan baca Sedikit Demi Sedikit.

SOP dan Instruksi Kerja

Jika Anda pernah atau bekerja di sebuah perusahaan yang sudah menerapkan sebuah sistem, baik kualitas maupun lingkungan, mungkin Anda sudah mengenal apa yang disebut SOP. Biasanya SOP adalah bagian tidak terpisahkan dalam sebuah sistem.

SOP adalah standar-standar yang memastikan pekerjaan atau aktivitas Anda dilakukan dengan benar. Misalnya Anda mau lari 1 jam per hari, maka Anda bisa membuat SOPnya seperti:

  1. pakai sepatu lari (jangan sepatu hak tinggi, he he)
  2. pakai pakaian olah raga, kaos dan training misalnya
  3. tidak makan banyak sebelum lari untuk menghindari kejang perut
  4. pemananasan yang cukup agar tidak kram

Maaf jika SOP lari diatas ada yang salah, itu hanya sebuah contoh agar Anda memahami.

Sementara instruksi kerja sifatnya pilihan untuk berbagai pekerjaan yang membutuhkan panduan step by step. Sebagai contoh saya sebagai seorang copywriter, saya punya instruksi kerja karena pekerjaan ini cukup rumit.

Silahkan tuliskan SOP dan instruksi kerja Anda dan print sebagai panduan selanjutnya. Untuk perusahaan besar, biasanya membutuhkan satu atau lebih bundel atau binder besar untuk menampung berbagai SOP dan Instruksi Kerja (WI). Untuk pribadi dan usaha kecil, tentu saja tidak serumit itu. Buat saja sesuai kebutuhan Anda.

Apakah sistem yang sudah kita rancang akan berhasil? Bagaimana jika tidak?

Namun pertanyaan terpenting sebenarnya adalah bagaimana caranya agar Anda memastikan diri menjalankan sistem. Sehebat apa pun sistem yang sudah ada buat, jika tidak dilaksanakan akan percuma.

Pertanyaan-pertanyaan itu akan dijelaskan pada artikel selanjutnya.

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

WordPress Anti-Spam by WP-SpamShield